Accesso e consultazione

La consultabilità dei documenti d’archivio è regolata dagli artt. 122- 127 del Codice dei beni culturali e del paesaggio.

I documenti conservati negli archivi storici delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico sono liberamente consultabili, ad eccezione:

  1. di quelli dichiarati di carattere riservato, ai sensi dell’Articolo 125, relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili cinquanta anni dopo la loro data;
  2. di quelli contenenti i dati sensibili nonché i dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili quaranta anni dopo la loro data. Il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare. Gli studiosi possono rivolgersi alla Soprintendenza Archivistica e compilare il modulo relativo nel caso in cui incontrino delle difficoltà nell’accesso.

A queste disposizioni sono assoggettati anche gli archivi e i documenti di proprietà privata depositati negli archivi storici degli enti pubblici, o agli archivi medesimi donati o venduti o lasciati in eredità o legato. I depositanti e coloro che donano o vendono o lasciano in eredità o legato i documenti possono anche stabilire la condizione della non consultabilità di tutti o di parte dei documenti dell’ultimo settantennio.

L’eventuale autorizzazione alla consultazione di documenti degli archivi vigilati contenenti informazioni di natura riservata o dichiarata è di competenza – per il tramite della Soprintendenza Archivistica – del Ministero dell’Interno – Ispettorato per i servizi archivistici, che decide previo parere del Soprintendente archivistico, sentita la Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti d’archivio riservati, istituita presso il Ministero dell’interno.

Il trattamento dei dati personali da parte di archivisti e storici è legittimo solo se si osserva il Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici (Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 14.03.2001 n. 8/P/2001, ora allegato al Decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali).

Ai sensi dell’articolo 127 del codice dei beni culturali i privati proprietari, possessori o detentori a qualsiasi titolo di archivi o di singoli documenti dichiarati ai sensi dell’articolo 13 hanno l’obbligo di permettere agli studiosi, che ne facciano motivata richiesta tramite il soprintendente archivistico, la consultazione dei documenti secondo modalità concordate tra i privati stessi e il soprintendente.

Le relative spese sono a carico dello studioso.

Sono esclusi dalla consultazione i singoli documenti dichiarati di carattere riservato. Possono essere esclusi dalla consultazione anche i documenti per i quali sia stata posta la condizione di non consultabilità.

La consultazione di archivi conservati presso soggetti privati prevede l’assunzione dell’obbligo, da parte dello studioso, di osservare il “Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici”. Agli archivi privati utilizzati per scopi storici, anche se non dichiarati a norma dell’Articolo 13, si applicano le disposizioni inerenti la consultabilità degli atti riservati.

I privati proprietari, possessori o detentori a qualsiasi titolo di archivi o di singoli documenti dichiarati ai sensi dell’Articolo 13 hanno l’obbligo di permettere agli studiosi, che ne facciano motivata richiesta tramite il soprintendente archivistico, la consultazione dei documenti secondo modalità concordate tra i privati stessi e il soprintendente. Le relative spese sono a carico dello studioso. Sono esclusi dalla consultazione i singoli documenti dichiarati di carattere riservato.

Possono essere esclusi dalla consultazione anche i documenti per i quali sia stata posta la condizione di non consultabilità. Agli archivi privati utilizzati per scopi storici, anche se non dichiarati a norma dell’Articolo 13, si applicano le disposizioni inerenti la consultabilità degli atti riservati. L’impegno ad osservare il Codice di deontologia e di buona condotta si estende alla consultazione di archivi privati utilizzati per scopi storici, anche quando non sia intervenuta la dichiarazione dell’interesse culturale.

Per accedere agli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico l’utente che si rivolge alla Soprintendenza Archivistica deve compilare una domanda indirizzata alla Soprintendenza medesima, utilizzando un modulo in cui fornisce i propri dati anagrafici, gli estremi di un documento di identità valido, indica l’archivio che intende consultare, il motivo della consultazione ed il periodo storico cui è interessato. I dati personali sono utilizzati solo all’interno dell’Ufficio e sono gestiti nel rispetto della normativa sulla riservatezza dei dati personali (legge 675/96 e successive modificazioni).

Per la peculiarità degli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico la Soprintendenza Archivistica richiede per la consultazione una lettera di presentazione, che ha validità annuale:

  • nel caso di studenti universitari è necessaria una lettera di presentazione del professore con il quale svolgono l’esame o la tesi di laurea, su carta intestata dell’Università, Dipartimento o Istituto;
  • in caso di ricerche per pubblicazioni è richiesta la lettera di presentazione del coordinatore della ricerca o dell’editore che pubblicherà il volume.

Una volta verificato che non vi siano condizioni ostative alla consultazione l’Ufficio predispone l’autorizzazione alla consultazione medesima e la trasmette al proprietario dell’archivio; la copia dell’autorizzazione per il richiedente può essere spedita o ritirata a mano.

Per quanto riguarda la consultazione degli archivi dipendenti dall’autorità ecclesiastica o da altre confessioni religiose, l’autorizzazione deve essere richiesta ai rispettivi responsabili (per le diocesi all’apposito Ufficio Beni Culturali), mentre per informazioni ed orientamenti su questo tipo di fonti può essere contattato il funzionario della Soprintendenza responsabile del settore. La Soprintendenza interviene presso i responsabili medesimi qualora sorgessero delle difficoltà.

Esclusione dalla consultazione degli archivi

L’accesso alla consultazione degli archivi vigilati è negato alle persone che compaiono nell’elenco degli esclusi dalle Biblioteche statali e dagli Archivi di stato (periodicamente inviato dalla Amministrazione Centrale agli Uffici periferici) a motivo di procedimenti in corso per sospetta sottrazione o danneggiamento del patrimonio documentario.

Sospensione temporanea della consultazione

La consultazione degli archivi pubblici e/o privati può essere temporaneamente sospesa in diversi casi:

  • in caso siano in corso operazioni di ordinamento e inventariazione degli archivi, o di trasferimento degli stessi;
  • in caso di ristrutturazione dei locali utilizzati come depositi d’archivio;
  • in caso di operazioni di salvataggio o restauro di documenti o interi archivi danneggiati per i più vari motivi;
  • unicamente per gli archivi di privati, in caso di fondati motivi personali dei proprietari.

Richiesta di consultazione di documenti “riservati”

Sono considerati “riservati” dalla normativa vigente i documenti relativi alla politica estera e interna dello Stato e i documenti contenenti i cosiddetti “dati sensibili”, vale a dire quelli riguardanti la razza, le convinzioni politiche, filosofiche e religiose, l’appartenenza a partiti ed associazioni sindacali, lo stato di salute, la vita sessuale ed i rapporti riservati di tipo familiare. La consultabilità di detti documenti non è permessa per:

  • gli ultimi 50 anni per quelli relativi alla politica estera e interna dello Stato;
  • gli ultimi 40 anni per quelli relativi alla razza, alle convinzioni politiche, filosofiche e religiose, all’appartenenza a partiti ed associazioni sindacali;
  • gli ultimi 70 anni per quelli relativi allo stato di salute, alla vita sessuale ed ai rapporti riservati di tipo familiare.

Per documentati motivi di studio e di ricerca possono essere concesse autorizzazioni speciali, da parte del Ministero dell’Interno, alla consultazione delle tipologie archivistiche sopra descritte. Per ottenere la prescritta autorizzazione lo studioso deve compilare il modulo di richiesta di consultazione presso la Soprintendenza Archivistica, modulo che, munito del parere del Soprintendente, va presentato alla Prefettura competente per territorio.

Il rispetto del diritto d’autore

In caso di pubblicazione – parziale o integrale – di carteggi di personalità contemporanee, consultati dietro concessione di nulla osta da parte della Soprintendenza Archivistica, lo studioso è direttamente responsabile dell’eventuale mancato rispetto del diritto d’autore (legge 22/04/1941, n. 633 e successive modificazioni).