Deposito e donazioni

COMODATO

I direttori degli archivi di Stato possono ricevere in comodato da privati proprietari, previo assenso del competente organo ministeriale, archivi dichiarati al fine di consentirne la fruizione da parte della collettività, qualora si tratti di beni di particolare pregio o che rappresentino significative integrazioni delle collezioni pubbliche e purché la loro custodia presso i pubblici istituti non risulti particolarmente onerosa.

Il comodato non può avere durata inferiore a cinque anni e si intende prorogato tacitamente per un periodo pari a quello convenuto, qualora una delle parti contraenti non abbia comunicato all’altra la disdetta almeno due mesi prima della scadenza del termine. Anche prima della scadenza le parti possono risolvere consensualmente il comodato. I direttori adottano ogni misura necessaria per la conservazione degli archivi ricevuti in comodato, dandone comunicazione al comodante. Le relative spese sono a carico del Ministero. I beni sono protetti da idonea copertura assicurativa a carico del Ministero. L’assicurazione può essere sostituita dall’assunzione dei relativi rischi da parte dello Stato, ai sensi dell’articolo 48, comma 5.

DEPOSITO

I direttori degli Archivi di Stato possono ricevere in deposito, previo assenso del competente organo ministeriale, archivi appartenenti ad enti pubblici. Le spese di conservazione e custodia specificamente riferite agli archivi depositati sono a carico degli enti depositanti. Il procedimento di deposito presso gli Archivi di Stato di archivi di enti pubblici è istruito dalla Soprintendenza Archivistica competente per territorio, previa deliberazione dell’organo direttivo e compilazione dell’elenco dei documenti che si intendono depositare; il rapporto tra ente depositante ed Archivio di Stato è regolato da una convenzione che stabilisce gli obblighi e i diritti delle parti.

DONAZIONE

Il privato che intenda effettuare una donazione di materiale documentario allo Stato deve manifestare formalmente la propria volontà alla Soprintendenza archivistica competente per territorio: la dichiarazione deve contenere le generalità complete del donante, il codice fiscale, la dichiarazione della piena disponibilità del bene ed il valore venale attribuito al medesimo. La donazione viene effettuata con atto pubblico, soggetto a registrazione gratuita; la donazione di modico valore (fino a euro 10.000) è regolata invece da una scrittura privata. Per istruire il procedimento di donazione è indispensabile disporre dell’elenco dei documenti che si intendono donare.

CUSTODIA TEMPORANEA

In base all’art 43 del Codice dei beni culturali (custodia coattiva) il Ministero ha facoltà di far trasportare e temporaneamente custodire in pubblici istituti gli archivi al fine di garantirne la sicurezza o assicurarne la conservazione ai sensi dell’articolo 29. Il procedimento di custodia temporanea si apre con la proposta del Soprintendente archivistico competente per territorio.