Prestito per mostre ed esposizioni

Il prestito di beni archivistici per mostre ed esposizioni su territorio nazionale o all’estero deve essere preventivamente autorizzato dal Ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo, ai sensi dell’art. 48 del Codice dei beni culturali e del paesaggio.

Proprietari o detentori di archivi o di singoli documenti vigilati dalla Soprintendenza archivistica, disposti a prestare i propri documenti in occasione di mostre ed esposizioni, devono inoltrare domanda alla Soprintendenza con quattro mesi di anticipo, al fine di ottenere la relativa autorizzazione.

Nella richiesta deve essere illustrato il progetto scientifico della mostra e indicati il titolo, la durata e il luogo in cui verrà realizzata l’esposizione.
Devono inoltre essere indicati:

  • l’elenco dei documenti che si intendono esporre con la loro descrizione dettagliata;
  • il responsabile della custodia dei beni che si richiedono in prestito;
  • il valore assicurativo di ciascun documento, che dovrà essere assicurato secondo la formula “da chiodo a chiodo”;
  • le condizioni ambientali e di sicurezza del locale in cui saranno temporaneamente ospitati i beni archivistici(facility report);
  • la riproduzione fotografica dei documenti destinati all’esposizione.

Al termine della manifestazione il proprietario o detentore dei documenti esposti dovrà comunicare alla Soprintendenza archivistica l’avvenuto rientro dei beni nella loro sede di conservazione.

Mostre ed esposizioni in Italia

Il Soprintendente archivistico autorizza il prestito per mostre ed esposizioni in Italia, su delega della Direzione Generale per gli Archivi ai sensi dell’art.1/b Decreto Dirigenziale del 6 luglio 2010, n. 250.

Nel caso di mostre o manifestazioni promosse dal Ministero o da enti o istituti pubblici, ma con la partecipazione statale, l’assicurazione può essere sostituita dall’assunzione dei rischi da parte dello Stato.

Mostre ed esposizioni all’estero

I proprietari o detentori di beni archivistici che intendano richiedere l’uscita temporanea di documenti per mostre o manifestazioni fuori del territorio della Repubblica italiana dovranno rivolgersi alla Soprintendenza archivistica competente per territorio, che provvederà a trasmettere alla Direzione generale per gli Archivi, con il proprio parere, la richiesta in questione. La Direzione Generale Archivi valuta se autorizzare il prestito in base all’importanza scientifica della mostra, agli eventuali rischi per la conservazione del bene e, in caso di beni statali, se vi siano esigenze di fruizione pubblica (artt. 66, 68, 71 e 74 del D.lgs. 42/2004).

Una volta ottenuta l’autorizzazione della Direzione generale, la Soprintendenza autorizzerà, a sua volta, l’Ufficio esportazione a rilasciare l’attestato di circolazione temporanea richiesto dall’ente organizzatore.

L’attestato, rilasciato entro quaranta giorni dalla richiesta, indicherà anche il termine di rientro del bene; tale data può essere prorogata ma non deve superare i diciotto mesi dall’uscita dal territorio nazionale.

Nel caso di mostre o manifestazioni promosse dal Ministero o da enti pubblici, da istituti italiani di cultura all’estero o da organismi sovranazionali, con la partecipazione statale, l’assicurazione può essere sostituita dall’assunzione dei rischi da parte dello Stato.
Per i beni non appartenenti allo Stato o alle amministrazioni pubbliche, l’uscita temporanea è garantita mediante cauzione (polizza fideiussoria emessa da una banca o da una società di assicurazione) per un importo superiore al dieci per cento del valore di ciascun documento. Nel caso in cui i beni non rientrassero nel termine stabilito la cauzione verrà incamerata dal Ministero.

Le istituzioni di particolare importanza possono essere esonerate dall’obbligo della cauzione.

Se la mostra avrà luogo in uno Stato non appartenente all’Unione Europea sarà necessario richiedere, a norma del regolamento CEE n. 3911/92 (e successive modificazioni), anche la licenza di esportazione temporanea. La licenza di esportazione, valida sei mesi, è rilasciata dall’Ufficio esportazione del Ministero contestualmente all’attestato di libera circolazione.